Schneller Zugriff auf Informationen

Einfache Benutzerführung und schnelle Installation

Automatische Texterkennung aller Dokumente

Verwaltung von E-Mails

Revisionssichere Archivierung

Mehr Transparenz in den Geschäftsprozessen durch Workflows

Schnittstellen in ArcFlow

Schneller Zugriff auf Informationen

Informationen bilden die Grundlage strategischer Entscheidungen und sind damit ein wichtiger Schlüssel zum Geschäftserfolg. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre wachsenden Datenmengen so zu verwalten, dass sie jederzeit darauf zugreifen können. ArcFlow sorgt dafür, dass wichtige Informationen schnell und einfach verfügbar sind – unabhängig davon, ob es sich dabei um traditionelle Papierdokumente oder digitale Medien handelt. Das System archiviert sämtliche Daten revisionssicher und sorgt für Transparenz in den Geschäftsprozessen, indem es Dokumente direkt mit Arbeitsvorgängen (Workflows) verknüpft.

Einfache Benutzerführung und schnelle Installation

Charakteristisch für ArcFlow sind die einfache Installation sowie die intuitive Bedienung. Das gesamte System lässt sich innerhalb eines halben Tages komplett in eine bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Nach seiner Installation bleibt das DMS wartungsfrei. Durch die übersichtliche und intuitive Anwenderoberfläche sind zudem keine aufwändigen Anwender­schulungen notwendig. In der Regel sind alle Anwender bereits nach einem halben Tag mit dem System vertraut und können uneingeschränkt damit arbeiten. Ebenso einfach wie die Installation ist das Lizenzmodell von ArcFlow. Die Lizenzierung erfolgt nach dem Concurrent Workstation User-Modell. Dabei zählen alle User, die gleichzeitig im Netzwerk in ArcFlow eingeloggt sind. Auf dem Arbeitplatz kann sich jeder User in der gleichen Session beliebig oft anmelden, ohne dass zusätzliche User benötigt werden.

Automatische Texterkennung aller Dokumente

ArcFlow führt bei allen Dokumenten eine automatische Texterkennung durch, dabei werden alle erkannten Begriffe in einem Suchindex abgebildet. Eine manuelle Beschlag­wortung ist nicht erforderlich – aber möglich, wenn dem Dokument zusätzlich eigene Begriffe zugeordnet werden sollen, die nicht im Dokument enthalten sind. Die Suche nach Dokumenten gestaltet sich besonders einfach, vergleichbar mit einer Internetsuchmaschine. Selbst bei hohen und rasch anwachsenden Datenmengen liefert ArcFlow ein konstant schnelles Ergebnis. Die Suche lässt sich dabei nach verschiedenen Kriterien eingrenzen wie beispielsweise nach Arbeitsmappen, Dateitypen und Zeiträumen. Daneben sorgt ArcFlow für eine strukturierte Ablage aller Dokumente. Alle Unterlagen und Korrespondenzen, die beispielsweise zu einem Kunden, Lieferanten oder Vorgang gehören, legt ArcFlow in einem gesonderten Ordner ab.

Verwaltung von E-Mails

ArcFlow bietet sowohl eine automatische Server-basier

te als auch eine manuelle Client-basierte Methode zur Verwaltung und Archivierung von E-Mails. Beim Server-basierten Ansatz verarbeitet ein Proxy-Server sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails. Dieser weist die Nachrichten beispielsweise nach Kopfdaten (Header), Inhalt (Body) oder Anhangdatei automatisch den entsprechenden Ordnern zu. Befindet sich der Proxy-Server hinter dem Spam-Filter, lassen sich alle eingehenden E-Mails vor der Archivierung auf Viren und Spam überprüfen und gegebenenfalls ausfiltern. Befindet er sich davor, werden alle E-Mails archiviert. Bei der Client-basierten Methode leitet der Anwender die zu archivierenden Nachrichten beispielsweise an eine bestimmte Mail-Adresse weiter. Die darin abgelegten E-Mails werden durch den sogenannten SmartPOP E-Mail-Client automatisch (z.B. regelbasiert) archiviert.

Revisionssichere Archivierung

Alle Dateitypen lassen sich direkt aus ArcFlow über die entsprechende Applikation öffnen und bearbeiten, wenn die entsprechende Berechtigung vorliegt. Bei der Bearbeitung eines Dokuments speichert ArcFlow automatisch sämtliche vorhergehenden Versionen ab (Versionierung). Ein gelöschtes Dokument lässt sich einschließlich aller Versionen jederzeit wiederherstellen. Änderungen sind so immer lückenlos nachvollziehbar. Alle unterschiedlichen Dateitypen legt ArcFlow immer im Originalformat ohne jegliche Veränderung beziehungsweise Ergänzung im System ab. Da die Dokumente komprimiert und verschlüsselt werden, verfügen zum Beispiel Worddokumente in der Regel nur noch über einen Bruchteil ihrer normalen Größe.

Die Möglichkeit einer automatischen Archivierung von Dokumenten bietet auch der ArcFlow-Druckertreiber. Druckt der Anwender beispielsweise eine Rechnung aus dem ERP-System, wird dieses Dokument parallel als PDF oder TIFF in ArcFlow abgelegt und automatisch archiviert.

Mehr Transparenz in den Geschäftsprozessen durch Workflows

Das Workflow-System verknüpft Dokumente mit den dazugehörigen Geschäftsabläufen. Die Funktion gliedert dabei Geschäftsprozesse in einzelne Teilschritte. Eine Terminliste zeigt jedem im Prozess involvierten Mitarbeiter beziehungsweise Vorgesetzten an, welche Arbeitsschritte bereits erledigt sind und welche Aufgaben noch anstehen. Erfüllt der zuständige Mitarbeiter seine Aufgabe nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitraums, erhält er eine Erinnerungsnachricht. Ist er für längere Zeit abwesend, lässt sich definieren, dass stattdessen sein Stellvertreter an die versäumte Aufgabe oder den Termin erinnert wird. Gleichzeitig erkennt ArcFlow, wenn der Mitarbeiter seine Aufgabe nicht erfüllen kann, weil ein vorhergehender Arbeitsschritt versäumt wurde. Eine Ware sollte beispielsweise nicht bestellt werden, solange die Angebotsbestätigung vom Kunden noch nicht vorliegt. Der für die Warenbestellung zuständige Mitarbeiter wird entsprechend informiert, sobald die Angebotsbestätigung eingegangen ist. Wird der Zeitraum zum Erfüllen einer Aufgabe zu weit überschritten, obwohl der vorhergehende Arbeitsschritt bereits ausgeführt wurde, erhält der Vorgesetzte des zuständigen Mitarbeiters eine Information darüber, dass der Arbeitsschritt noch nicht erledigt ist. Dadurch kann er noch rechtzeitig in den Prozess eingreifen und ernsthafte Konsequenzen vermeiden (Eskalationsmanagement).

Eine weitere Möglichkeit der Prozessoptimierung bietet die TAPI-Schnittstelle, die eine Verbindung zwischen ArcFlow und einer Telefonanlage herstellt. Bei eingehenden Telefonaten zeigt das DMS sowohl die Kontaktdaten des Anrufers auf dem Bildschirm an als auch sämtliche Korres­pondenzen und Dokumente, die damit in Zusammenhang stehen. So hat der Angerufene bereits beim Klingeln des Telefons alle wichtigen Unterlagen vorliegen und kann auf telefonische Anfragen beispielsweise eines Kunden schnell reagieren.

Schnittstellen in ArcFlow

Datenschnittstelle für ASCII-Dateien

Die Schnittstelle ermöglicht es, ASCII-Dateien wie z.B. CSV aus einem ERP-System in ArcFlow zu übernehmen, um auf Basis dieser Daten beispielsweise Kunden-, Lieferanten- oder Projektstrukturen automatisch anzulegen.

Transferverzeichnisse

In Transferverzeichnissen abgelegte Dokumente übernimmt ArcFlow automatisch.

Druckertreiber

Über einen Windows-Druckertreiber können Anwender beliebige Dokumente in ArcFlow als PDF oder TIFF archivieren und gleichzeitig auf einem Hardware-Drucker ausgeben.

E-Mail-Schnittstelle

E-Mails werden kontextabhängig und automatisch zugeordnet sowie archiviert.

API (Application Programming Interface)

Die API ermöglicht es, alle ArcFlow-Funktionen mit verschiedenen Programmiersprachen anzusteuern.

Command Line Control

Über Kommandos führt ArcFlow selbstständig bestimmte Befehle durch, ohne dass der Systemadministrator an der Maschine angemeldet sein muss.

ARC (Application Remote Control)

Mit Hilfe der ARC-Schnittstelle kann ArcFlow vollständig von externen Systemen aus ferngesteuert werden.

TAPI (Telephony Application Programming Interface)

Die TAPI-Schnittstelle ermöglicht einen Datenaustausch zwischen Telefonieanwendungen und ArcFlow.

Weitere Information finden Sie auf www.arcflow.de.